INFORME DE CONSULTORIA ADMINISTRATIVA


EL INFORME 
¿QUE ES Y PARA QUE SIRVE?


El informe es un texto expositivo y argumentativo gracias al cual se transmite una información y se exponen unos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto. Hay diferentes tipos de informe; normalmente se suele hablar de informes técnicos, administrativos y académicos.
El objetivo del informe técnico es presentar de forma clara y detallada un trabajo científico o técnico de investigación o desarrollo, o describir en qué estado o situación se encuentran algo o alguien muy concreto (por ejemplo, un edificio que pueda caerse, un paciente que se halla hospitalizado, etc.). Los informes técnicos también pueden considerarse como un tipo de texto básico de transferencia de conocimientos. 
El informe administrativo tiene como destinataria a la Administración, que es quien debe tomar una decisión respecto de la situación que se describe detalladamente en el informe que elabora un técnico. El informe en sí no es muy distinto de un informe técnico, aunque el redactor debe manifestar cuál es su opinión profesional o experta con respecto a ese problema o situación concretos, ya que de hecho es la Administración la que le requiere para que exponga cuál es la situación y qué posibles soluciones tiene.
El informe académico es un texto que se elabora cuando finaliza un proyecto de investigación en el contexto de una universidad, aunque pueden existir otros tipos de informe en este contexto. En cualquier caso, su finalidad es valorar los resultados del proyecto, de la beca, del experimento o incluso del aprendizaje de alguien (las notas académicas no son otra cosa que informes).
Atendiendo a su extensión, al tema o al soporte, los informes también pueden ser de tipo variado: breves o extensos, de carácter más o menos formal, orales o escritos (aunque los orales suelen tener como base un informe escrito) y de distinta temática científica o técnica (ramas puras e interdisciplinares). 
Independientemente del tipo de informe de que se trate, la redacción no puede ser ambigua ni confusa; un informe es un texto claro, preciso y exacto. El lector espera encontrar respuestas concisas a preguntas como estas:
  • ¿De qué trata el informe?
  • ¿Quién lo escribe?
  • ¿Cuáles son sus conclusiones o recomendaciones?
  • ¿Cuál es su importancia?
  • ¿Qué implicaciones supone en un determinado contexto profesional o académico?
Atendiendo a las características textuales de los informes, se clasifican en: 
a. Informe expositivo: ofrece una explicación sobre unos hechos que normalmente ya han sucedido. Pretende transmitir una información, unas instrucciones o una descripción de algo. Este tipo de informes pueden no tener un apartado específico de conclusiones o de interpretación o evaluación, a pesar de que el objetivo último será que el destinatario extraiga esas conclusiones de los datos aportados. Estos informes a veces se conocen como dossier. 
b. Informe analítico: justifica una decisión o acción ya realizada o, al menos, proyectada. Estos informes exponen, analizan e interpretan unos hechos pasados o previstos, y defienden la postura o solución adoptada; también aportan algún tipo de conclusiones y recomendaciones. Muchas veces estos informes se denominan también propuesta o proyecto. 
c. Informe persuasivo: pretende convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Estos informes parten de un análisis cuidadoso de una determinada situación o problema, análisis que se realiza a partir de unos criterios muy específicos y muy claros, y proponen unas recomendaciones o plan de acción (se trata del tipo de informe más utilizado en consultoría).
Hay que tener en cuenta que los informes se redactan para destinatarios muy diversos. Pueden dirigirse a un superior en jerarquía, pero también a un grupo de subordinados o a colegas a los que se facilita una información relevante. A pesar de que no aparezca en todos ellos el componente persuasivo, es decir, unas recomendaciones explícitas, estos textos suelen formar parte de un proceso ulterior de toma de decisiones.

  • ¿Para qué sirve?
El informe es un tipo de texto muy común en la comunicación de muchas y muy diversas organizaciones y empresas. Se utiliza esencialmente para:
a. Transmitir conocimientos, normalmente de tema especializado;
b. Facilitar la toma de decisiones en determinados asuntos por parte de personas de rango jerárquico superior, en temas normalmente muy específicos.
  • ¿Cómo se hace?
1. Etapa preparatoria 
En esta etapa debemos plantearnos cuál es la finalidad del informe, cuál es el problema o tema que debemos tratar y quién es el destinatario. Esto supone plantearnos qué aspectos del asunto espera conocer el destinatario por medio del informe y, presumiblemente, cuáles son sus conocimientos previos sobre el tema; además, es imprescindible tener en cuenta qué se pretende que sepa o haga el destinatario del informe tras haberlo leído.
Es necesario considerar que hay que ser flexibles y adaptarnos en todo momento a los requerimientos de la situación comunicativa. Cada informe es un texto único, especial, que surge en un contexto determinado, también único y especial, y la flexibilidad nos permitirá construir textos idóneos para cada situación.

2. Etapa productora
Conviene recordar las siguientes fases: búsqueda de la información necesaria, apuntes o notas, agrupación de las notas según la relación entre los temas y selección de la información.
  • El objetivo de la recopilación de información es que tengamos todo el material sobre el que se trabajará antes de empezar la etapa redactora. Hay que colocar sobre el papel todas las ideas o hechos que tengan relación con el tema o problema en cuestión. 
  • Es bueno anotar esas ideas o hechos de una forma ordenada, estableciendo un esquema previo a la redacción.
  • Podemos relacionar estas ideas ayudándonos de los mapas mentales, los diagramas de ideas, y otros métodos paragenerar ideas, y teniendo en cuenta que la información suele tener una organización cronológica, causal o según otros tipos de criterios (como por ejemplo la comparación entre pros y contras, etc.).
3. Etapa redactora
En esta etapa deberemos prestar especial atención a la estructura del texto, ya que de la lógica de esa estructura dependerá que las ideas se vayan ordenando textualmente de forma adecuada. La estructura habitual de todo informe es la siguiente:
a. Sumario
b. Introducción
c. Cuerpo del informe
d. Conclusiones
    - Plan de acción - Recomendaciones - Propuestas
e. Anexos y tablas
Según la relevancia de la información y según el objetivo del texto, el plan de acción puede ir antes de la introducción, o bien entre la introducción y el cuerpo del informe. Lo mismo sucede con las recomendaciones y propuestas, que pueden estar al final del texto o antes de la introducción (si es lo que más le interesa al destinatario).
No queda más que rellenar ese esquema con un lenguaje que cumpla con el registro que requiere la situación de comunicación. El resultado debe ser un texto claro, preciso, exacto, impersonal y objetivo (normalmente) y riguroso, a pesar de que pueda tener elementos argumentativos.

El cuerpo del informe 
Es la parte más importante y la que no podrá faltar nunca. En ella se definen, analizan, interpretan, discuten, valoran y desarrollan los aspectos que ayudan a cumplir los propósitos o finalidades del informe. Dentro del cuerpo del informe puede ser necesario incluir diagramas o tablas que ilustren lo que queremos decir. En ese caso, no interrumpirán un párrafo y deberán ser presentados antes de su aparición en el documento. Su función debe ser la de apoyar lo que se apunta en el texto. En muchos casos, habrá que valorar la conveniencia de que estas tablas y diagramas aparezcan dentro del cuerpo del informe, o bien en los anexos finales, con la referencia que permita localizarlos adecuadamente. 
Al final del cuerpo del informe habrá que redactar un cierre conveniente. Lo mejor es pensar en cuáles son las ideas fundamentales que deben quedar en la mente del lector al terminar la lectura. Cuando al final del informe se elaboran unas recomendaciones o propuestas, hay que recordar que las decisiones finalmente las tomarán otras personas y no el propio autor del informe.
Si el plan de acción, las propuestas y las recomendaciones se colocan al principio del informe, el cuerpo del informe deberá justificar la adecuación y la viabilidad de ese plan, y de esas propuestas y recomendaciones.
La introducción 
Debe entenderse como una guía que facilite la lectura del informe. Sus finalidades son establecer un primer contacto con el contenido total del informe, y facilitar unas normas y orientaciones para que el lector pueda leer y valorar las páginas que siguen. Una introducción no debe ser una visión general, normalmente vaga, del tema o asunto, ni un desarrollo del tema, ni una enumeración y explicación de las conclusiones y recomendaciones finales.
En la introducción suele haber una exposición breve del tema central, el "qué" del informe, la explicación de sus objetivos principales, la concreción de los destinatarios, el anuncio de la organización o plan general, y una enumeración de los criterios que se han utilizado para elaborar el análisis. Si se considera necesario, pueden explicarse en la introducción las razones o causas de su elaboración, el método utilizado para tomar los datos del informe, el contexto en el que este debe incluirse, la importancia del tema, las limitaciones del informe, las fuentes de la información y la definición de conceptos clave para comprender los resultados o las conclusiones del informe (esto sucede a veces en informes con un contenido muy especializado).
Si el informe es muy extenso, pueden incluirse agradecimientos a personas o entidades que han dado apoyo a la elaboración del informe o que han colaborado, aportando datos e información. Cuando la introducción es muy breve, por ejemplo, si consta de dos o tres párrafos, no hace falta poner título. Si es más larga, en cambio, es mejor indicar que se trata de la introducción.
El texto de la introducción debe ser muy conciso, pero al mismo tiempo debe resultar atrayente, para que el lector se sienta motivado en la lectura.

Los anexos 
Recogen material pertinente para comprender el informe. Suponen un apoyo a la información que se ha aportado en el texto. Los materiales que se aporten deben presentarse de la forma que más fácil de comprender por parte del destinatario. En los anexos se incluyen tablas, gráficos (de barras, circulares, de líneas, de áreas) y pictogramas.
El sumario
Una vez terminada la elaboración de los anexos, y como una de las últimas etapas en la redacción del informe, hay que redactar el sumario.
El sumario es el resumen informativo donde se reseñan, condensados, los elementos esenciales del informe. El sumario sería como la miniatura del informe. Sus funciones son: dar una visión general del contenido, facilitando lo esencial del mismo; extractar lo que será mejor retenido, pensando en aquellas personas que no lean la totalidad del informe; y mostrar al lector dónde se sitúan, dentro del conjunto del informe, cada una de sus partes fundamentales. El sumario debe contener:
  1. el título del informe y su fecha
  2. el tema
  3. su finalidad
  4. su ámbito
  5. los criterios empleados
  6. los resultados y recomendaciones, ordenadas de mayor a menor prioridad (optativo)
  7. su importancia
  8. su carácter confidencial o no
  9. el código o número de referencia para su identificación

Elaborar un buen sumario puede ser difícil porque supone tener que condensar lo que a veces se ha explicado en muchas más páginas. Normalmente se afirma que un buen sumario no debe exceder el 10% de la totalidad del texto de un informe. En la actualidad se tiende a reducir este porcentaje al 5%.
Si los informes son extensos, suelen tener al inicio una tabla o índice de contenidos, que se redacta al final.
Ya hemos dicho que los informes, de todo tipo, deben ser claros, exactos, precisos y concisos. En cuanto a las pautas generales para su redacción, hay que señalar que suelen ser textos muy impersonales (la impersonalización se consigue mediante el uso sistemático de la voz pasiva y de las nominalizaciones, y de elementos léxicos generalizadores que no apunten a una persona concreta que es el sujeto de la redacción) y con una estructura muy pautada.
Aunque normalmente no aparezca un sujeto concreto, a veces veréis que en algunos informes aparece una valoración personal (podéis acudir al ejemplo de informe del bloque correspondiente en catalán), especialmente en textos muy técnicos en los que se ha pedido una valoración de un experto, y en los que este experto la manifiesta (entonces puede aparecer un "yo" sujeto o una cierta modalización, sobretodo en las recomendaciones o en las conclusiones). No son textos expresivos, en el sentido de que no se busca el adorno ni lo accesorio, ni el deleite en su lectura (lo cual no significa que tengan que estar mal escritos; tienen que ser fundamentalmente claros y deben ser fácilmente comprensibles), sino que son textos muy funcionales y con unos objetivos muy delimitados.